Đời sống
Dân văn phòng và kiểu nhắn tin gây khó chịu
Hiện tượng “nhắn rồi im lặng” đang lan tràn trong môi trường văn phòng hiện đại, gây ra sự căng thẳng và bất an cho nhiều nhân viên. Bài viết khám phá tác động tâm lý của kiểu nhắn tin này và đưa ra các giải pháp để cải thiện giao tiếp, nâng cao hiệu quả làm việc.
Hiện tượng “nhắn rồi im lặng” và sự lo lắng của nhân viên văn phòng về các tin nhắn mở đầu cụt lủn
Hiện tượng “nhắn rồi im lặng” đang trở thành một vấn đề phổ biến trong môi trường làm việc hiện đại, đặc biệt là ở các văn phòng. Đây là kiểu nhắn tin mở đầu bằng các từ như “hey”, “hello”, “hi” nhưng sau đó không có thêm bất kỳ nội dung nào khác nếu người nhận không phản hồi. Dù có vẻ như vô hại, kiểu nhắn tin này lại gây ra sự lo lắng và bất an cho nhiều nhân viên.
Một ví dụ điển hình là Harrison Luongtran, giám đốc sáng tạo tại công ty quảng cáo Lucky Generals ở Mỹ, thường bắt đầu tin nhắn với nhân viên bằng từ “hey”. Nhân viên của ông, Atheina Hasbani, thường cảm thấy lo lắng mỗi lần nhận được tin nhắn như vậy, tự hỏi liệu cô có sắp bị đuổi việc hay đã mắc phải lỗi lầm nào. Sự im lặng sau từ “hey” khiến cô tưởng tượng ra những kịch bản tồi tệ nhất, làm tăng thêm sự căng thẳng và bất an trong công việc.
Các nhà tâm lý học cho biết rằng, kiểu nhắn tin “hey-and-wait” có thể kích hoạt phản ứng chiến đấu hoặc bỏ chạy của con người. Bộ não của chúng ta có xu hướng hướng đến những kịch bản xấu nhất khi không có đủ thông tin để xác định điều gì đang xảy ra. Do đó, những tin nhắn cụt lủn, không kèm nội dung thông tin giá trị, dễ khiến người nhận cảm thấy khó chịu và căng thẳng.
Tình trạng này phản ánh một vấn đề lớn hơn trong cách giao tiếp tại nơi làm việc, nơi mà sự nhanh chóng và hiệu quả được đề cao nhưng lại thiếu đi sự rõ ràng và cụ thể trong tin nhắn. Những nhân viên như Atheina thường phải chịu đựng sự bất an không cần thiết, chỉ vì những tin nhắn không rõ ràng từ đồng nghiệp hoặc cấp trên.
Tác động tâm lý của kiểu nhắn tin “hey-and-wait” và phản ứng chiến đấu hoặc bỏ chạy của não bộ
Tác động tâm lý của kiểu nhắn tin “hey-and-wait” không chỉ dừng lại ở sự khó chịu mà còn có thể kích hoạt những phản ứng sinh lý cơ bản của con người, cụ thể là phản ứng chiến đấu hoặc bỏ chạy. Khi nhận được những tin nhắn mở đầu cụt lủn như “hey” mà không có thêm thông tin, bộ não con người ngay lập tức đi vào trạng thái cảnh giác cao độ, cố gắng dự đoán và chuẩn bị cho những tình huống xấu nhất có thể xảy ra.
Bryan Robinson, một nhà trị liệu tâm lý và là tác giả của nhiều cuốn sách về công việc kết hợp, giải thích rằng bộ não con người cần biết “điều gì sẽ xảy ra” để cảm thấy an toàn. Khi nhận được một tin nhắn cụt lủn, não bộ thiếu thông tin để đánh giá tình huống, dẫn đến việc tạo ra các kịch bản tiêu cực. Bộ não tự động chuẩn bị cho các tình huống xấu nhất như bị phê bình, gặp rắc rối trong công việc, hoặc thậm chí là bị sa thải.
Phản ứng này là một phần của cơ chế sinh tồn tự nhiên, giúp con người đối phó với các mối đe dọa tiềm tàng. Khi một người nhận được một tin nhắn không rõ ràng, não bộ sẽ kích hoạt hệ thống phản ứng chiến đấu hoặc bỏ chạy, dẫn đến sự lo lắng và căng thẳng. Điều này không chỉ ảnh hưởng đến tâm lý mà còn có thể tác động đến hiệu suất làm việc, khiến nhân viên cảm thấy mất tập trung và giảm năng suất.
Thực tế, kiểu nhắn tin “hey-and-wait” thường chỉ đơn giản là một cách mở đầu cho các cuộc trò chuyện công việc bình thường, như yêu cầu thông tin hoặc hỏi về tiến độ công việc. Tuy nhiên, sự thiếu rõ ràng trong tin nhắn ban đầu có thể dẫn đến những suy diễn không cần thiết, gây ra tình trạng căng thẳng và lo lắng không đáng có cho người nhận. Trong môi trường làm việc, việc hiểu rõ và kiểm soát các tác động tâm lý này là rất quan trọng để duy trì một không gian làm việc tích cực và hiệu quả.
Quan điểm của các chuyên gia và nhân viên về sự khó chịu do tin nhắn không kèm thông tin giá trị gây ra
Quan điểm của các chuyên gia và nhân viên về sự khó chịu do tin nhắn không kèm thông tin giá trị gây ra cho thấy một bức tranh rõ ràng về tác động tiêu cực của kiểu nhắn tin này trong môi trường làm việc. Bryan Robinson, nhà trị liệu tâm lý và tác giả nổi tiếng, cho rằng những tin nhắn mở đầu cụt lủn như “hey” khiến não bộ con người rơi vào trạng thái bất an. Bộ não cần sự rõ ràng và thông tin đầy đủ để tránh việc phải tự suy diễn và lo lắng về những kịch bản xấu nhất có thể xảy ra.
Fiana Tulip, chuyên gia xây dựng thương hiệu và tư vấn marketing tại New York, đã trải qua nhiều lần hợp tác với Robyn Jackson Malone, CEO của một công ty quan hệ công chúng ở Chicago. Malone thường nhắn tin cho Tulip bằng từ “hey” mà không cung cấp thêm bất kỳ thông tin nào. Điều này khiến Tulip cảm thấy vô cùng khó chịu và chỉ trả lời khi tin nhắn có thêm thông tin rõ ràng. Tulip cho rằng kiểu nhắn tin này không tôn trọng thời gian và tinh thần của người nhận, làm gia tăng căng thẳng và mất tập trung trong công việc.
Tuy nhiên, từ góc nhìn của Malone, việc nhắn tin “hey” và chờ đợi phản hồi không phải là hành động thô lỗ. Cô cho rằng việc gửi một loạt yêu cầu mà không chờ phản hồi có thể bị coi là thiếu tôn trọng. Điều này cho thấy sự khác biệt trong quan điểm và kỳ vọng về giao tiếp giữa các nhân viên và quản lý.
Các nhà tư vấn truyền thông doanh nghiệp nhận định rằng một phần vấn đề xuất phát từ việc nhắn tin tức thời tại nơi làm việc là tương đối mới mẻ. Nhiều người dùng hiện nay thường gửi và nhận đến 150 tin nhắn mỗi ngày, theo Microsoft, và nền tảng Slack ghi nhận khoảng 700 triệu tin nhắn được gửi đi mỗi ngày. So với email truyền thống, thường dài và không yêu cầu phản hồi ngay lập tức, các tin nhắn nhanh yêu cầu tương tác thời gian thực, làm tăng áp lực và kỳ vọng về phản hồi nhanh chóng.
Những tin nhắn mở đầu cụt lủn và không có giá trị thông tin không chỉ gây khó chịu mà còn làm giảm hiệu suất làm việc, tăng mức độ căng thẳng và tạo ra môi trường làm việc không hiệu quả. Việc các nhân viên và quản lý hiểu rõ và thay đổi cách giao tiếp có thể giúp cải thiện tình hình, tạo ra một môi trường làm việc tích cực và hiệu quả hơn.
Thói quen nhắn tin trong môi trường làm việc hiện đại và yêu cầu phản hồi nhanh chóng để hoàn thành công việc
Thói quen nhắn tin trong môi trường làm việc hiện đại đã thay đổi đáng kể so với trước đây, với sự gia tăng của các nền tảng nhắn tin tức thời như Slack, Discord và các ứng dụng tương tự. Những công cụ này cho phép các nhân viên và quản lý giao tiếp nhanh chóng và hiệu quả hơn, thúc đẩy quá trình hoàn thành công việc. Tuy nhiên, đi kèm với sự tiện lợi này là yêu cầu về phản hồi nhanh chóng, đôi khi dẫn đến những tình huống giao tiếp thiếu rõ ràng và không hiệu quả.
Trong môi trường làm việc hiện đại, việc phản hồi nhanh chóng không chỉ là một yêu cầu mà còn trở thành một phần của văn hóa công ty. Harrison Luongtran, giám đốc sáng tạo tại công ty quảng cáo Lucky Generals, nhấn mạnh rằng việc giao tiếp kịp thời qua các tin nhắn là rất quan trọng để đảm bảo tiến độ công việc. Harrison thường bắt đầu tin nhắn với nhân viên bằng từ “hey”, hy vọng sẽ nhanh chóng nhận được phản hồi để tiếp tục xử lý công việc. Tuy nhiên, thói quen này đôi khi gây ra sự lo lắng và hiểu lầm, như trường hợp của Atheina Hasbani, nhân viên của ông, người thường cảm thấy bất an trước những tin nhắn mở đầu cụt lủn như vậy.
Microsoft báo cáo rằng người dùng hiện đại thường gửi và nhận khoảng 150 tin nhắn mỗi ngày, trong khi nền tảng Slack ghi nhận đến 700 triệu tin nhắn được gửi đi mỗi ngày. Điều này cho thấy một sự thay đổi lớn trong cách thức giao tiếp, từ email truyền thống sang nhắn tin tức thời. Email thường dài hơn và không yêu cầu phản hồi ngay lập tức, giúp người nhận có thời gian suy nghĩ và trả lời một cách cẩn thận. Ngược lại, tin nhắn tức thời yêu cầu sự tương tác nhanh chóng, tạo ra áp lực phải phản hồi ngay lập tức.
Tuy nhiên, việc thiếu các quy tắc rõ ràng trong giao tiếp qua tin nhắn có thể dẫn đến hiểu lầm và căng thẳng. Trong email, có những quy tắc bất thành văn như tránh viết hoa toàn bộ, sử dụng kiểu chữ lạ, hoặc gửi hàng loạt tin nhắn. Nhưng trong nhắn tin tức thời, những quy tắc này chưa được xác định rõ ràng, dẫn đến những vấn đề như việc gửi tin nhắn mở đầu cụt lủn mà không cung cấp thêm thông tin.
Điều này đòi hỏi các công ty cần phải thiết lập những quy tắc giao tiếp rõ ràng, giúp nhân viên hiểu và tuân thủ, từ đó giảm bớt căng thẳng và hiểu lầm. Các nhà quản lý cần phải nhận thức được tác động tâm lý của những tin nhắn không rõ ràng và thay đổi cách giao tiếp để đảm bảo môi trường làm việc hiệu quả và tích cực hơn.
Khảo sát về thời gian giao tiếp trên các nền tảng nhắn tin tức thời và tình trạng hiểu lầm trong giao tiếp
Khảo sát về thời gian giao tiếp trên các nền tảng nhắn tin tức thời đã cho thấy một bức tranh rõ nét về cách thức làm việc và giao tiếp của nhân viên văn phòng hiện đại. Theo một khảo sát do Harris Poll thực hiện vào năm 2023 với sự tham gia của 1.200 nhân viên và giám đốc điều hành, gần 90% thời gian trong tuần làm việc được dành cho giao tiếp trên các nền tảng khác nhau. Điều này bao gồm việc sử dụng các ứng dụng nhắn tin tức thời như Slack, Microsoft Teams và Discord, cùng với email và các cuộc họp trực tuyến.
Các nền tảng nhắn tin tức thời mang lại nhiều lợi ích, giúp tăng cường sự liên kết và phối hợp giữa các thành viên trong nhóm, đồng thời đẩy nhanh tiến độ công việc. Tuy nhiên, cùng với sự tiện lợi này là sự gia tăng của các tình huống hiểu lầm và căng thẳng trong giao tiếp. Báo cáo của công ty phần mềm kiểm lỗi ngữ pháp Grammarly cho thấy nhiều người gặp phải tình trạng hiểu lầm khi sử dụng các nền tảng nhắn tin tức thời. Những hiểu lầm này có thể xuất phát từ những tin nhắn ngắn gọn, thiếu rõ ràng, hoặc những khác biệt trong cách diễn đạt và ngữ cảnh giữa người gửi và người nhận.
Việc thiếu các quy tắc giao tiếp rõ ràng trên các nền tảng này cũng góp phần vào tình trạng hiểu lầm. Trong khi email thường tuân theo các quy tắc bất thành văn về cách viết và phản hồi, giao tiếp qua tin nhắn tức thời lại không có những hướng dẫn cụ thể. Điều này dẫn đến việc nhiều nhân viên cảm thấy bối rối hoặc bị hiểu lầm khi nhận những tin nhắn ngắn gọn, như trường hợp của Fiana Tulip khi nhận được tin nhắn “hey” từ Robyn Jackson Malone mà không có thêm bất kỳ thông tin nào.
Các chuyên gia truyền thông doanh nghiệp nhận định rằng cần có những quy tắc và hướng dẫn rõ ràng để cải thiện chất lượng giao tiếp trên các nền tảng nhắn tin tức thời. Điều này bao gồm việc khuyến khích nhân viên cung cấp đủ thông tin trong mỗi tin nhắn, tránh sử dụng các cụm từ mơ hồ và thiếu cụ thể, cũng như việc hiểu và tôn trọng cách giao tiếp của người khác.
Tình trạng hiểu lầm trong giao tiếp không chỉ gây ra sự khó chịu và căng thẳng mà còn ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc và sự hợp tác giữa các thành viên trong nhóm. Việc thiết lập những quy tắc giao tiếp rõ ràng và đào tạo nhân viên về cách sử dụng các nền tảng nhắn tin tức thời một cách hiệu quả là rất cần thiết để đảm bảo một môi trường làm việc tích cực và hiệu quả.
Góc nhìn khác nhau của các nhân viên và quản lý về việc nhắn tin “hey” và tầm quan trọng của việc phản hồi
Góc nhìn khác nhau của các nhân viên và quản lý về việc nhắn tin “hey” và tầm quan trọng của việc phản hồi phản ánh sự đa dạng trong quan điểm và kỳ vọng về giao tiếp trong môi trường làm việc hiện đại. Đối với các quản lý như Harrison Luongtran, việc gửi tin nhắn mở đầu bằng từ “hey” đơn giản chỉ là một cách để bắt đầu cuộc trò chuyện về công việc một cách nhanh chóng và tiện lợi. Ông hiểu rằng trong môi trường làm việc hiện đại, việc phản hồi nhanh chóng là rất quan trọng để duy trì tiến độ công việc.
Tuy nhiên, từ góc nhìn của các nhân viên như Atheina Hasbani, việc nhận được những tin nhắn mở đầu cụt lủn như vậy thường khiến họ cảm thấy bất an và lo lắng. Hasbani thường suy nghĩ về những viễn cảnh tồi tệ nhất mỗi khi nhận tin nhắn bắt đầu bằng chữ “hey”. Sự thiếu rõ ràng và thông tin giữa các tin nhắn này có thể gây ra sự hiểu lầm và tăng thêm căng thẳng trong môi trường làm việc.
Góc nhìn của các quản lý và nhân viên về việc nhắn tin “hey” còn phản ánh sự khác biệt trong cách tiếp cận và đánh giá về tầm quan trọng của việc phản hồi. Trong khi Harrison Luongtran và nhiều quản lý khác coi việc phản hồi nhanh chóng là một yếu tố quan trọng để duy trì tiến độ công việc, các nhân viên thì thường mong đợi sự rõ ràng và thông tin từ các tin nhắn, để tránh hiểu lầm và căng thẳng không cần thiết. Điều này chỉ ra sự cần thiết của việc hiểu và tôn trọng cách giao tiếp của người khác trong môi trường làm việc.
Những quy tắc bất thành văn trong giao tiếp qua email so với nhắn tin tại nơi làm việc
Những quy tắc bất thành văn trong giao tiếp qua email và nhắn tin tại nơi làm việc thường có những khác biệt đáng chú ý. Trong email, các quy tắc như tránh viết hoa toàn bộ, sử dụng kiểu chữ lịch sự và trả lời tất cả thường được tuân theo để đảm bảo tính chuyên nghiệp và sự lịch sự trong giao tiếp. Tuy nhiên, khi chuyển sang giao tiếp qua tin nhắn tại nơi làm việc, các quy tắc này thường không được áp dụng một cách rộng rãi và rõ ràng.
Trong môi trường làm việc hiện đại, việc sử dụng các nền tảng nhắn tin tức thời như Slack, Microsoft Teams và Discord trở nên phổ biến hơn. Các tin nhắn tức thời thường ngắn gọn, trực tiếp và không yêu cầu phản hồi ngay lập tức. Điều này tạo ra một sự khác biệt trong cách tiếp cận và quy tắc giao tiếp so với email truyền thống.
Mặc dù không có nhiều quy tắc bất thành văn cụ thể trong giao tiếp qua tin nhắn tại nơi làm việc, việc phải tuân thủ các quy tắc lịch sự và tôn trọng vẫn được đề cao. Đối với nhiều người, việc gửi các tin nhắn ngắn gọn mà không chứa đầy đủ thông tin có thể gây hiểu lầm và không hiệu quả. Do đó, việc phát triển những quy tắc rõ ràng và thông tin cho giao tiếp qua tin nhắn tại nơi làm việc có thể là một bước quan trọng để cải thiện hiệu quả làm việc và tạo ra một môi trường làm việc tích cực.
Các chủ đề liên quan: nhắn tin , công sở , giao tiếp , nhóm chat
Tổng biên tập: Nguyễn Ngọc Kim Hằng
