Lao động
Quản trị là gì?
Khám phá sự khác biệt giữa quản trị và quản lý, hiểu rõ bản chất và vai trò của quản trị trong doanh nghiệp. Tìm hiểu các khái niệm quan trọng như nhà quản trị, mô hình quản trị, và các chức năng cơ bản để áp dụng hiệu quả và phát triển bền vững.
Quản trị là gì và bản chất của quản trị
Quản trị là một khái niệm bao trùm và đa dạng, thường được hiểu theo nhiều góc độ khác nhau. Mặc dù chưa có một định nghĩa thống nhất, các chuyên gia đã đưa ra nhiều quan điểm khác nhau để làm rõ khái niệm này. Theo PGS.TS. Văn Tất Thu, quản trị là sự tác động có chủ đích của chủ thể quản trị lên đối tượng quản trị thông qua các hoạt động như hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra và sử dụng các nguồn lực của tổ chức nhằm đạt được mục tiêu đề ra. Harold Koontz và Cyril O’Donnell định nghĩa quản trị là việc thiết lập và duy trì một môi trường trong đó các cá nhân làm việc và phối hợp hiệu quả. James Stoner và Stephen Robbins coi quản trị là quá trình bao gồm hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát các hoạt động của tổ chức để khai thác nguồn lực một cách hiệu quả nhất.
Bản chất của quản trị thể hiện rõ qua các đặc điểm chính. Trước hết, quản trị cần có sự tham gia của nhiều chủ thể, bởi vì cơ bản của quản trị là sự chỉ huy và tuân theo. Điều này đồng nghĩa với việc cần ít nhất từ hai người trở lên trong quá trình quản trị để phối hợp và thực hiện các nhiệm vụ. Ngoài ra, quản trị đòi hỏi sự làm việc nhóm vì khối lượng công việc lớn và yêu cầu tổ chức đội nhóm nhằm đạt được mục tiêu chung.
Lãnh đạo và giám sát là hai yếu tố không thể thiếu trong quản trị. Một người quản trị cần có khả năng chỉ huy, định hướng và duy trì hoạt động của đội nhóm, đồng thời giám sát mọi công việc để đảm bảo kế hoạch được thực hiện một cách trơn tru. Xác định mục tiêu rõ ràng cũng là một phần quan trọng trong bản chất của quản trị, vì mục tiêu chính là kim chỉ nam cho mọi hành động và quyết định của tổ chức. Cuối cùng, quản trị còn liên quan đến việc xác định và khai thác nguồn lực như nhân lực, tài lực và dữ liệu để đạt được hiệu quả tối ưu trong quá trình quản lý.
Các khái niệm quan trọng trong quản trị như nhà quản trị, ban quản trị, mô hình quản trị và môi trường quản trị
Trong quản trị, có một số khái niệm cơ bản và quan trọng cần được hiểu rõ để áp dụng hiệu quả trong thực tế. Đầu tiên là khái niệm nhà quản trị. Nhà quản trị là người thực hiện các chức năng như lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát các nguồn lực của tổ chức, bao gồm nhân sự, tài chính, vật chất và thông tin. Họ có nhiệm vụ đảm bảo mọi hoạt động diễn ra hiệu quả để đạt được mục tiêu của doanh nghiệp. Nhà quản trị được phân chia thành ba cấp độ chính: cấp cơ sở, cấp trung và cấp cao, mỗi cấp độ có những nhiệm vụ và trách nhiệm riêng biệt.
Tiếp theo, ban quản trị là tập hợp các cá nhân đứng đầu và điều hành hoạt động của tổ chức hoặc doanh nghiệp. Nhiệm vụ chính của ban quản trị bao gồm việc đề ra chiến lược tổng thể, quản lý rủi ro, định hình văn hóa tổ chức và đảm bảo sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Trong doanh nghiệp, ban quản trị còn được biết đến với các tên gọi khác như Ban điều hành hoặc Ban quản lý cấp cao, bao gồm các chức vụ như Chủ tịch Hội đồng Quản trị, Tổng Giám đốc và các chức vụ cấp cao khác.
Mô hình quản trị là phương pháp tổ chức và điều hành một doanh nghiệp để đảm bảo sự cân bằng giữa các quy trình hoạt động, quyền hạn và trách nhiệm của các bên liên quan, như nhân viên, khách hàng và cổ đông. Mô hình này giúp doanh nghiệp xác định rõ ràng cơ cấu quản lý và phân công công việc, từ đó tối ưu hóa hiệu quả hoạt động.
Môi trường quản trị, còn được gọi là môi trường kinh doanh của tổ chức, là tất cả các yếu tố bên trong và bên ngoài ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp. Môi trường quản trị bao gồm các yếu tố chủ quan như nguồn vốn và năng lực chuyên môn, mà doanh nghiệp có thể quản lý và kiểm soát, cùng với các yếu tố khách quan như biến động thị trường và đối thủ cạnh tranh, mà doanh nghiệp không thể kiểm soát nhưng phải thích ứng. Các yếu tố này đóng vai trò quan trọng trong việc định hình chiến lược và kế hoạch của doanh nghiệp.
Nhóm vai trò của quản trị trong doanh nghiệp theo Henry Mintzberg
Theo Giáo sư Henry Mintzberg, nhà quản trị doanh nghiệp đảm nhận một loạt vai trò đa dạng và phong phú, được phân thành ba nhóm chính, mỗi nhóm đóng góp vào sự thành công của tổ chức theo những cách khác nhau. Những vai trò này giúp nhà quản trị điều phối và quản lý hiệu quả các hoạt động và nguồn lực của doanh nghiệp.
Nhóm vai trò đầu tiên là nhóm vai trò tương tác với các cá nhân và tổ chức. Trong vai trò này, nhà quản trị thường đóng vai trò đại diện cho doanh nghiệp trong các sự kiện và hoạt động quan trọng, hành động như một “gương mặt thương hiệu” của tổ chức. Họ còn có trách nhiệm dẫn dắt và thúc đẩy nhân viên hoàn thành nhiệm vụ được giao, đồng thời xây dựng và duy trì mối quan hệ với các cá nhân, đơn vị bên ngoài như khách hàng, cổ đông và nhà tài trợ. Điều này giúp tạo ra một mạng lưới kết nối vững chắc và tăng cường sự hợp tác giữa doanh nghiệp và các bên liên quan.
Nhóm vai trò thứ hai là nhóm vai trò tiếp nhận và truyền đạt thông tin. Nhà quản trị phải thu thập và tiếp nhận thông tin từ cả bên trong và bên ngoài doanh nghiệp để đánh giá các cơ hội và thách thức. Vai trò này bao gồm việc phổ biến thông tin đến các đội nhóm và bộ phận trong tổ chức, giúp các thành viên hiểu rõ nhiệm vụ và mục tiêu của tổ chức. Bên cạnh đó, nhà quản trị cũng đóng vai trò là người phát ngôn, đại diện doanh nghiệp trong việc trả lời các câu hỏi từ báo chí hoặc đối tác, đảm bảo thông tin được truyền tải một cách chính xác và kịp thời.
Nhóm vai trò cuối cùng là nhóm vai trò ra quyết định. Khi đã nắm bắt đầy đủ thông tin và tiềm lực của tổ chức, nhà quản trị phải phân tích và đưa ra các chiến lược phù hợp để cải thiện năng lực cạnh tranh và giải quyết các vấn đề phát sinh. Vai trò này bao gồm việc điều phối và phân bổ các nguồn tài nguyên, như dòng tiền, con người và tài sản, sao cho phù hợp với từng giai đoạn kinh doanh. Nhà quản trị cũng tham gia vào các hoạt động thương thảo và đàm phán với các bên liên quan để đạt được các thỏa thuận có lợi cho doanh nghiệp.
Những vai trò này không chỉ giúp nhà quản trị quản lý và điều hành doanh nghiệp một cách hiệu quả, mà còn góp phần vào việc xây dựng và duy trì một môi trường làm việc năng động và thành công.
Các chức năng của quản trị theo James Stoner và Stephen Robbins
Theo các học giả James Stoner và Stephen Robbins, quản trị bao gồm bốn chức năng chính: hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát. Mỗi chức năng đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo sự vận hành hiệu quả của tổ chức và đạt được các mục tiêu đề ra.
Chức năng đầu tiên là hoạch định, liên quan đến việc xác định các mục tiêu và cách thức thực hiện để đạt được những mục tiêu đó. Hoạch định yêu cầu nhà quản trị phải thiết lập các kế hoạch chiến lược, bao gồm việc đánh giá các yếu tố nội bộ và ngoại bộ, dự đoán các xu hướng và thách thức trong tương lai. Đây là bước đầu tiên và quan trọng nhất trong quá trình quản trị, vì nó định hướng các hoạt động và quyết định của tổ chức, đồng thời giúp tận dụng tối ưu các nguồn lực hiện có.
Tiếp theo là chức năng tổ chức, tập trung vào việc xây dựng và duy trì cơ cấu tổ chức hợp lý. Chức năng này bao gồm việc phân chia công việc, thiết lập các nhiệm vụ và trách nhiệm cho từng cá nhân hoặc bộ phận trong tổ chức. Việc tổ chức hiệu quả giúp đảm bảo rằng các công việc được thực hiện theo đúng kế hoạch, và các nguồn lực được phân bổ một cách hợp lý. Điều này cũng bao gồm việc thiết lập các hệ thống và quy trình để theo dõi và đánh giá hiệu suất công việc.
Chức năng lãnh đạo bao gồm việc chỉ huy, hướng dẫn và động viên nhân viên để họ hoàn thành công việc một cách hiệu quả. Nhà quản trị cần phải có khả năng truyền cảm hứng, xây dựng mối quan hệ tốt với các thành viên trong tổ chức, và giải quyết các xung đột phát sinh. Lãnh đạo không chỉ là việc đưa ra chỉ đạo mà còn là khả năng lắng nghe và hỗ trợ nhân viên, tạo ra một môi trường làm việc tích cực và khuyến khích sự phát triển cá nhân.
Cuối cùng, chức năng kiểm soát liên quan đến việc theo dõi và đánh giá các hoạt động để đảm bảo rằng mọi thứ diễn ra theo kế hoạch đã định. Điều này bao gồm việc thiết lập các tiêu chuẩn và chỉ số để đo lường hiệu quả, đồng thời phát hiện và xử lý các sai sót hoặc vấn đề phát sinh. Chức năng kiểm soát giúp duy trì sự ổn định và cải tiến liên tục trong tổ chức, đảm bảo rằng các mục tiêu được đạt được và các quy trình được thực hiện một cách hiệu quả.
Phân loại quản trị theo cấp độ và theo chức năng
Quản trị có thể được phân loại theo nhiều cách khác nhau, trong đó phân loại theo cấp độ và theo chức năng là hai phương pháp phổ biến nhất. Mỗi cách phân loại mang lại cái nhìn sâu sắc về cách thức tổ chức và điều hành hoạt động của doanh nghiệp.
Phân loại quản trị theo cấp độ dựa trên vị trí và vai trò của nhà quản trị trong cấu trúc tổ chức. Trong phân loại này, quản trị được chia thành ba cấp độ chính: cấp cao, cấp trung và cấp cơ sở.
Quản trị cấp cao là cấp quản trị cao nhất trong tổ chức, chịu trách nhiệm hoạch định các chiến lược dài hạn và định hướng phát triển toàn diện của doanh nghiệp. Những nhà quản trị cấp cao, chẳng hạn như Giám đốc điều hành (CEO) hoặc Chủ tịch Hội đồng Quản trị, phải có khả năng phân tích toàn diện, đưa ra quyết định chiến lược quan trọng và đối phó với các thách thức lớn. Họ tập trung vào việc thiết lập các mục tiêu lớn và đảm bảo rằng doanh nghiệp đi đúng hướng để đạt được những mục tiêu đó.
Quản trị cấp trung nằm giữa cấp cao và cấp cơ sở, có nhiệm vụ triển khai và giám sát việc thực hiện các chiến lược đã được hoạch định bởi cấp quản trị cao. Các nhà quản trị cấp trung, như Trưởng phòng hoặc Giám đốc bộ phận, phải có khả năng giao tiếp hiệu quả, phối hợp giữa các phòng ban và đảm bảo rằng các kế hoạch chiến lược được thực hiện đúng cách. Họ đóng vai trò là cầu nối giữa cấp cao và cấp cơ sở, giúp truyền đạt thông tin và hướng dẫn đội ngũ thực hiện các nhiệm vụ cụ thể.
Quản trị cấp cơ sở là cấp thấp nhất trong hệ thống quản trị, trực tiếp giám sát và điều hành các hoạt động hàng ngày của các đội nhóm và bộ phận. Những nhà quản trị cấp cơ sở, như Trưởng nhóm hoặc Giám sát viên, phải có kỹ năng quản lý và lãnh đạo mạnh mẽ để đảm bảo rằng các nhiệm vụ được hoàn thành đúng hạn và đạt chất lượng yêu cầu. Họ chịu trách nhiệm điều chỉnh và xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện công việc.
Bên cạnh phân loại theo cấp độ, quản trị còn được phân loại theo chức năng, tập trung vào các nhiệm vụ và vai trò cụ thể trong tổ chức. Các chức năng quản trị chính bao gồm quản trị nhân sự, quản trị tài chính và quản trị vận hành.
Quản trị nhân sự liên quan đến việc quản lý nguồn nhân lực của tổ chức, bao gồm các hoạt động như tuyển dụng, đào tạo, đánh giá hiệu suất, và phát triển chiến lược nhân sự. Chức năng này đảm bảo rằng doanh nghiệp có đội ngũ nhân viên đủ kỹ năng và năng lực để thực hiện các nhiệm vụ và đạt được mục tiêu đề ra.
Quản trị tài chính tập trung vào việc lập kế hoạch và kiểm soát các hoạt động tài chính của tổ chức, bao gồm việc quản lý ngân sách, theo dõi các giao dịch tài chính và đảm bảo sức khỏe tài chính của doanh nghiệp. Chức năng này nhằm tối ưu hóa việc sử dụng nguồn vốn và giảm thiểu các rủi ro tài chính.
Quản trị vận hành liên quan đến việc quản lý các quy trình và hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp, từ việc sản xuất sản phẩm đến cung cấp dịch vụ. Chức năng này giúp đảm bảo rằng các hoạt động diễn ra suôn sẻ và hiệu quả, đồng thời tạo ra giá trị cho khách hàng.
Việc phân loại quản trị theo cấp độ và chức năng giúp tổ chức xác định rõ các nhiệm vụ và trách nhiệm, tối ưu hóa quy trình hoạt động và đảm bảo sự phối hợp hiệu quả giữa các bộ phận trong doanh nghiệp.
Sự khác biệt giữa quản trị và quản lý
Quản trị và quản lý là hai khái niệm thường xuyên bị nhầm lẫn, mặc dù chúng có những vai trò và chức năng khác nhau trong tổ chức. Sự phân biệt giữa quản trị và quản lý không chỉ quan trọng để hiểu rõ về các nhiệm vụ cụ thể của từng vai trò mà còn giúp xác định các chiến lược và phương pháp điều hành phù hợp.
Quản trị chủ yếu liên quan đến việc xác định mục tiêu dài hạn và định hướng phát triển toàn diện của tổ chức. Nó bao gồm việc hoạch định chiến lược, đưa ra các quyết định quan trọng và thiết lập các chính sách cơ bản. Các nhà quản trị thường tập trung vào việc phân tích môi trường bên ngoài, dự đoán xu hướng và cơ hội trong tương lai, và xây dựng các kế hoạch chiến lược để đảm bảo sự phát triển bền vững của tổ chức. Quản trị thường được thực hiện bởi các nhà lãnh đạo cấp cao như Giám đốc điều hành (CEO) hoặc Hội đồng Quản trị, những người có nhiệm vụ xác định tầm nhìn và phương hướng phát triển dài hạn cho doanh nghiệp.
Ngược lại, quản lý tập trung vào việc thực hiện các kế hoạch và chính sách đã được thiết lập bởi các nhà quản trị. Quản lý bao gồm các hoạt động như tổ chức, điều phối, giám sát và kiểm soát các hoạt động hàng ngày của tổ chức để đảm bảo rằng các mục tiêu ngắn hạn được đạt được. Các nhà quản lý phải đảm bảo rằng các nguồn lực được sử dụng hiệu quả và các nhiệm vụ được hoàn thành đúng hạn và đạt chất lượng yêu cầu. Họ thường làm việc ở cấp trung và cấp cơ sở, nơi mà công việc chủ yếu liên quan đến việc xử lý các vấn đề cụ thể, quản lý nhóm và điều chỉnh quy trình để phù hợp với các mục tiêu đã đề ra.
Một điểm khác biệt quan trọng giữa quản trị và quản lý là phạm vi và thời gian nhìn nhận. Quản trị thường nhìn xa hơn và tập trung vào các vấn đề chiến lược dài hạn, trong khi quản lý tập trung vào việc giải quyết các vấn đề cụ thể và ngắn hạn trong quá trình thực hiện chiến lược. Quản trị yêu cầu khả năng dự đoán và phân tích, trong khi quản lý yêu cầu kỹ năng tổ chức và điều hành để thực hiện các kế hoạch đã được xác định.
Quản trị trong thời hiện đại: Sự kết hợp giữa khoa học và nghệ thuật
Trong thời đại hiện đại, quản trị không chỉ đơn thuần là một hoạt động điều hành mà còn là sự kết hợp tinh tế giữa khoa học và nghệ thuật. Để thành công trong môi trường kinh doanh ngày nay, nhà quản trị cần phải vận dụng các phương pháp khoa học cùng với khả năng sáng tạo và nhạy bén nghệ thuật để điều hành tổ chức một cách hiệu quả.
Tính khoa học của quản trị thể hiện qua việc áp dụng các lý thuyết, dữ liệu và phương pháp khoa học vào quá trình điều hành. Các lý thuyết quản trị cung cấp nền tảng vững chắc cho việc thiết lập và thực hiện các chiến lược. Việc sử dụng các công cụ phân tích dữ liệu giúp nhà quản trị nắm bắt được xu hướng và thông tin quan trọng, từ đó đưa ra các quyết định chính xác. Những kỹ thuật như lập kế hoạch chiến lược, phân tích SWOT và thiết kế tổ chức là những phần không thể thiếu trong bộ công cụ của nhà quản trị. Đặc biệt, việc áp dụng kiến thức về kinh tế học, tâm lý học và xã hội học giúp nhà quản trị có cái nhìn toàn diện hơn về hoạt động và các yếu tố ảnh hưởng đến tổ chức.
Tuy nhiên, quản trị không chỉ dừng lại ở khía cạnh khoa học. Tính nghệ thuật trong quản trị là sự thể hiện của sự sáng tạo, linh hoạt và khả năng giao tiếp hiệu quả. Nhà quản trị cần phải có khả năng nắm bắt và điều chỉnh các yếu tố nhân văn, như tâm lý và động lực của nhân viên, để thúc đẩy hiệu suất làm việc và xây dựng môi trường làm việc tích cực. Nghệ thuật quản trị còn bao gồm việc sáng tạo trong giải quyết vấn đề và điều chỉnh các chiến lược theo tình hình thực tế. Đào tạo và phát triển nhân lực, cũng như nghệ thuật giao tiếp và ứng xử, đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì và nâng cao mối quan hệ giữa các thành viên trong tổ chức.
Sự kết hợp giữa khoa học và nghệ thuật trong quản trị giúp nhà quản trị không chỉ xây dựng được các kế hoạch chiến lược hiệu quả mà còn có khả năng linh hoạt điều chỉnh các phương pháp và chiến lược để phù hợp với những thay đổi trong môi trường kinh doanh. Điều này tạo ra một sự hòa hợp giữa lý thuyết và thực tiễn, giúp tổ chức duy trì sự ổn định và phát triển bền vững trong một thế giới không ngừng biến động.
Với sự kết hợp này, quản trị hiện đại không chỉ là việc thực hiện các quy trình và phương pháp đã được chứng minh mà còn là việc điều chỉnh và sáng tạo để đáp ứng những thách thức và cơ hội mới. Đây chính là chìa khóa để tổ chức đạt được thành công và duy trì sự cạnh tranh trong một môi trường kinh doanh ngày càng phức tạp và đa dạng.
Các chủ đề liên quan: Quản trị , Ban quản trị
Tổng biên tập: Nguyễn Ngọc Kim Hằng
